مراحل انجام ثبت سفارش
۱. اخذ پروفرما (proforma ) از شرکت فروشنده.
۲. چک کردن تعرفه کالا آگاهی از طبقه بندی کالا
۳. ثبت در سامانه ثبتارش و یا سامانه جامع گمرکی با استفاده از رمز عبور مربوط به دارنده کارت بازرگانی.
۴. اخذ مجوز ورود سازمانی،طبق جدول مقررات صادرات و واردات از سازمان‌های مربوط در خصوص کالاهای مشروط
۵. پرداخت فیش بازرگانی به امیزان پنج در هزار ارزش کل پروفورمای کالا،به قیمت نرخ ارز بانکی همان روز
۶. خرید بیمه مناسب از یکی از شرکت های بیمه گر و اخذ بیمه نامه.
ثبت سفارش در بانک واسطه معامله.
۷. اخذ شماره ثبت سفارش و اطمینان از ارسال آن به بانک(در مورد کالاهای با ارز بانکی) و یا گمرک
► پروفرما
واردکنندگان پس از مطالعه مقررات و آیین‌نامه و بخشنامه‌های مربوط به ورود کالا و کسب اطلاعات از سازمان‌های مربوطه و اطمینان از این که به کالای مورد نظر اجازه ورود خواهند داد، با فروشنده کالا در خارج به وسیله فاکس، تلکس یا تلفن یا نماینده رسمی او در داخل کشور تماس گرفته تا از شرایط فروش کالای مورد سفارش خود از قبیل بهای واحد کالا، تاریخ تحویل، تاریخ حمل و….. کسب اطلاع نماید.
► مذاکره با فروشنده کالا (NEGOTIATION )
خریدار پس از مکاتبه و مذاکره با فروشنده یا نماینده او در صورت به توافق رسیدن با آنها پروفرما دریافت می‌نماید.
مطالبی که الزاما در پروفرما ، ذکر می‌شود:
۱. ORIGIN: یا کشور سازنده نشان می‌دهد که کالا ساخت چه کشوری است.
۲. PAYMENT:یا نحوه پرداخت وجه پروفورما که روش پرداخت بهای کالا را توضیح می‌دهد. نحوه پرداخت امکان دارد نقدی، از طریق اعتبار اسنادی یا براتی باشد.
۳. VALIDITY: مشخص کننده این است که پروفرما تا چه تاریخی اعتبار دارد. اگر بعد از این تاریخ در بانک ثبت سفارش گردد امکان داد که فروشنده کالا، شرایط اعلام شده قبلی را قبول ننماید.
۴. TRANSPORT: نوع وسیله حمل و نقل در این قسمت ذکر می‌گردد.
در بعضی از پروفرم ها اجازه داده می‌شود حمل کالا قسمت به قسمت انجام شود.
۵. PRICE ـ قیمت کالا: گاهی قیمت کالا به صورت C.I.Fیا مثلا F.O.Bذکر می‌گردد.
► انواع ثبت سفارش
گزینه های ثبت سفارش کالا بصورت های دیداری و مدت‌دار و یوزانس و بانکی و با ارز متقاضی و .. بوده که می بایستی بر اساس نیاز یکی از آنها را انتخاب نمود.
(انواع اعتبارات اسنادی در همین سایت توضیح داده شده است.)
♦ اعتبار اسنادی دیداری Sight Documentary Credit:
اعتباریست که طبق آن بانک ابلاغ کننده پس از رویت اسناد ارایه شده از سوی ذینفع در صورت رعایت تمامی شرایط و ضوابط اعتبار به وسیله وی وجه آن را بلافاصله می‌پردازد.
♦ اعتبار اسنادی مدت‌دارDeferred Letter Of Credit:
اعتباریست که بلافاصله پس از ارایه اسناد از سوی ذینفع قابل پرداخت نیست وجه آن پس از مدت تعیین شده در اعتبار پرداخت می‌گردد.
♦ اعتبار اسنادی یوزانس usance Credit:
ثبت سفارش براتی است. یوزانس به بیان دقیق به معنی مهلتی است که طبق عرف، در تجارت میان دو کشور برای پرداخت وجه برای برات ارزی تعیین می‌گردد. امروزه این کلمه اغلب به معنی مهلت برای هر براتی به کار می‌رود.
در عرف تجارت بین‌الملل به معنای نوعی معامله نسیه تضمین شده است از این لحاظ یوزانس گونه‌ای اعتبار اسنادی مدت‌دار Deferred Letter Of Credit به حساب می‌آید که بر خلاف اعتبار اسنادی دیداری Sight Letter Of Credit وجه اعتبار به محض ارایه اسناد حمل کالا توسط ذینفع به بانک کارگزار به وی پرداخت نمی‌شود. در اعتبار اسنادی مدت‌دار سند قابل معامله‌ای مثل برات صادر نمی‌گردد. به علاوه این گونه اعتبارها قابل معامله نیست. در صورتی که در معاملات یوزانس برات صادر می‌شود.
♦ ثبت سفارش واردات در قبال صادرات
واردات در قبال ارایه پروانه صادراتی معتبر صورت پذیرفته در ازای ارزش صادراتی و ممهور مهر گمرک خروجی از کشور می‌باشد اعتبار مورد قبول گمرک از تاریخ پروانه صادراتی با کوتاژ وارداتی یکسان می‌باشد.
♦ ثبت سفارش با ارز متقاضی
ثبت سند به صورت بدون انتقال ارز به دو صورت:
الف: ۱۸ قلم کالای اعلام شده شامل پوشاک ـ پارچه ـ سیگار ـ قطعات کامپیوتر ـ قطعات خودرو و…..
ب: اجزار و قطعات منفصله مورد نیاز واحد تولیدی دارای پروانه بهره‌برداری از وزارت صنایع می‌باشد.